Objectifs
La présente politique traite de la gestion et de la protection des renseignements jugés confidentielles à l’intérieur d’Autisme Côte-Nord. Elle traite notamment des renseignements concernant les membres, collaborateurs, employés, bénévoles et membres du conseil d’administration.
Elle poursuit les objectifs suivants :
Définir la manière dont sont recueillis et traités vos renseignements personnels;
Doivent être considérés comme renseignements personnels tous les renseignements susceptibles de vous identifier, soit : votre prénom, nom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, localisation ou adresse IP;
Informer les personnes concernées de leurs droits concernant ces renseignements et des entités auxquelles ces renseignements sont transmis;
- Se donner des balises concernant les échanges de renseignements tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
Champs d'application
La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel de l’organisme et à ses bénévoles, notamment dans les lieux et contextes suivants :
- Les lieux de travail;
Tout autre endroit où les personnes doivent se trouver dans le cadre de leur emploi (p. ex. réunions, formations, déplacements, activités sociales organisées par l’organisme);
- Les communications par tout moyen technologique ou autre.
Définitions
Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées obtenues en dehors du cadre de travail afin de préserver le respect et la confiance.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.
Normes de discrétion
Toute personne participant à des échanges au sein de Autisme Côte-Nord qui ne sont pas liés à l’exercice de ses fonctions doit agir avec discrétion.
De ce fait, elle doit :
- Respecter la vie privée des personnes;
- Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme ou lors d’activités;
- Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
- Agir selon les valeurs de l’organisme.
Responsable de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et obligations
La personne au poste de la direction, Audrey Lefebvre, est responsable de la protection et du traitement des renseignements personnels. Elle peut être rejointe par courriel à : direction@autismecote-nord.ca.
Le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à protéger les renseignements personnels recueillis, à ne pas les transmettre à des tiers sans que vous n’en ayez été informé(e) et à respecter les finalités pour lesquelles ces renseignements sont recueillis.
De plus, le responsable du traitement des renseignements personnels s’engage à vous aviser en cas de rectification ou de suppression des renseignements personnels, à moins que cela n’entraine pour lui des formalités, couts ou démarches disproportionnés.
Dans le cas où l’intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, le responsable de l’accès à l’information s’engage à vous en informer par tout moyen (Annexe 1).